Mit Delegation mehr Verantwortung, mehr Kompetenz im Team und stärkere Ergebnis-Orientierung
Autorin: Marion Hahn
Menschen, die mit einer Führungsaufgabe betraut werden, haben sich zuvor in langen Jahren als Experten für einen bestimmten Aufgabenbereich oder spezifische Projekte ihre Sporen verdient. In Anerkennung dafür wurden sie ausgewählt, neue Herausforderungen anzunehmen, mehr Verantwortung für die Leistung und Zielerreichung einer Gruppe von Mitarbeitern zu übernehmen.
Wenn bei neuen Führungskräften nur eine vage Vorstellung von den Prioritäten und Instrumenten erfolgreicher Führung vorhanden ist, fehlt ihnen selbst die Orien-tierung, die sie ihren Mitarbeitern für die erfolgreich Zusammenarbeite geben sollten. Stattdessen greifen sie zurück auf ihre Sachkompetenz und erledigen mit großem Einsatz ihre Fachaufgaben – statt zu führen und zu delegieren.
Von diesem Verhalten berichteten Mitarbeiter, nachdem es nach eintritt einer neuen Führungskraft erst nach vielen Monaten zu ersten Mitarbeitergesprächen kam. So sollte es nicht sein! Die Essenz von Führung kann man in den relevanten Instrumen-ten relativ kurzfristig erlernen, mit einer Einführung in die relevanten Themen und Übungs-Sequenzen.
Was sind die gängigen Hindernisse, die Delegations-Vermeidung verursachen?
- Wissen, dass Sie es selbst schneller und besser können
- Zu wenig Zeit haben, Mitarbeiter anzuleiten
- Kenntnisstand der Mitarbeiter nicht genau einschätzen können
- Schwierigkeit, komplexe Aufgaben und Zusammenhänge darzustellen
Was spricht unbedingt dafür, kurzfristig Zeit zu investieren, um Mittel- und langfristig davon zu profitieren?
- Delegationsgespräche stärken die Beziehung zwischen Führung und Mitarbeitern
- Sie schaffen Transparenz und Struktur in den Arbeitskontexten
- Während der Mitarbeiter etwas Neues lernt, wächst er in seinen Kompetenzen
- Sie zeigen, dass Sie ihren Mitarbeitern etwas zutrauen
- Mitarbeiter schätzen es, Freiräume zu haben, in denen Sie Aufgaben selbständig bearbeiten.
- Mitarbeiter, denen Vertrauen geschenkt wird, sind auch in schwierigen Zeiten motiviert und leistungsfähig.
Welche Aufgaben lassen delegieren?
Alle Aufgaben, die der Mitarbeiter schneller und besser erledigen kann. Dazu gehören Routineaufgaben, Teilaufgaben, Projektaufgaben, Arbeitspakete, Pflichtaufgaben wie Arbeitssicherheit/Arbeitsschutz etc.
Wie sieht eine gute Delegations-Strategie aus?
Wenn Sie ihre persönliche Motivation und Gründe analysieren, warum sie bisher möglichst viel selbst erledigt haben, schreiten Sie zur Tat:
Wählen Sie eine zu delegierende Aufgabe und entscheiden Sie, welcher Mitarbeiter diese Aufgabe übernehmen soll. Dazu sind Voraussetzungen wie Kompetenzen und die aktuelle Arbeitsauslastung zu berücksichtigen. Notfalls müssen Prioritäten in den vorhandenen Aufgaben gesetzt werden und einige Arbeiten vom Tisch des Mitarbeiters umverteilt werden.
Ziele und Ergebnisse festlegen und folgende Fragen klären:
- Welches Ziel soll mit der gewählten Aufgabe erreicht werden?
- Wie lassen sich die Zielerreichungskriterien genau messen oder benennen?
- Welche Fähigkeiten sind zur Erledigung der Aufgabe notwendig?
- Die Aufgabe im größeren Kontext dargestellt bedeutet …
- Welche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen stehen in Zusammenhang mit der Aufgabe?
- Welche Entscheidungsbefugnisse müssen mitgedacht und erteilt werden?
Kommunikation
- Wie kommunizieren Sie Vertrauen und Zuversicht, um den Mitarbeiter zu ermutigen?
- Welche Information braucht der Mitarbeiter, um die Aufgabe in guter Qualität zu erledigen?
Verständnis sichern durch Feedback-Schleifen
- Was ist beim Mitarbeiter angekommen? Wie würde der Mitarbeiter diese Aufgabe
einem Kollegen erklären?
- Was geschieht im Fall von aufkommenden Fragen, Schwierigkeiten, Zeitver-
zögerungen?
Kontroll-Schritte
- In welchem Umfang wurde die Aufgabe erledigt? Messwerte festlegen
- Wie bewertet die ausführende Person das Vorgehen und Ergebnis selbst?
- Welche Faktoren sollen kommuniziert werden, die ins Wissen der „Lernenden Organisation“ einfließen.
- Welche Aspekte waren relevant, die es in Zukunft leichter machen, diese Aufgabe effektiv zu erledigen?
Abschluss
- Welches Feedback bekommt die Person für die geleistete Arbeit?
- Welche Notizen machen Sie sich selbst zum Abschluss?