Leadership: Selbstführung ohne Aufschieberitis

Leadership: Selbstführung ohne Aufschieberitis

Vom Umgang mit innerer Verweigerung durch Disziplin und verbindliche Planung

Autorin: Marion Hahn

Gehören Sie auch zu den Menschen, die, wenn sie etwas Neues lernen, sehr begeistert sind von neuen Methoden und Möglichkeiten? Am Folgetag erzählen Sie Anderen einige Male davon, was Sie nun künftig besser machen können. Leider bleibt es oft beim Erzählen, wenn der Alltag mit seinen Dringlichkeiten Sie wieder fest im Griff hat.

Drei praxistaugliche Erfolgsstrategien werde ich hier mit Ihnen teilen:

 

1.Eine Sofort-Aktion anstoßen

Nehmen wir an, dass Sie noch in einer Fortbildung sitzen und sich drei konkrete Dinge aufschreiben, die sie innerhalb der nächsten 24 Stunden umsetzen werde. Dies sind u.a.:

  1. ein Buch bestellen (z.B. Kindle zum sofort lesen), um das Wissen zu vertiefen und noch offenen Fragen zu beantworten
  2. Im Internet recherchieren, wer die Experten in dem spezifischen Thema sind. Im „YOUTUBE“ – Kanal werden Sie i.d.R. fündig und können sofort Video-Clips zum Thema von namhaften Experten ansehen
  3. Kontakt aufnehmen zu einer Person, mit der Sie noch einmal eingehend über das Thema sprechen, um Ihren Aktionsplan noch genauer auszufeilen. Stoßen Sie gleich eine Aktion an, die Sie in der Umsetzung des Plans unterstützt. Z.B. eine Info-Mail erstellen oder weiterführende Informationen recherchieren.

Das ist für den Anfang der Umsetzung sehr nützlich und hat auch den Vorteil, dass Sie den Schwung der Begeisterung direkt ins Handeln verwandeln.

 

  1. Den „Zug“ ins Rollen bringen – Kontinuität im Tun schaffen

Im zweiten Schritt bringen Sie Kontinuität ins Tun. Von Prof. Christian Zielke (https://www.youtube.com/watch?v=E8m9L3Xd-S8 = 07:35Minuten) habe ich den Tipp übernommen, für 3 Wochen täglich zwei kleine Aktionen à 20 Minuten mit Blick auf die Zielerreichung durchzuführen. Einen Anruf zu tätigen, eine E-Mail zu schreiben, eine Teilaufgabe zu delegieren etc.

Als Metapher wird hierfür gerne die Dampflok benutzt: der Anfangswiderstand ist groß, aber wenn sie erst einmal rollt, nimmt sie auch Fahrt auf Wenn Sie diese Zielke Empfehlung annehmen und umsetzen, werden Sie einerseits feststellen, wie groß die Herausforderung ist, diese 2 x 20 Minuten über 21 Tage hintereinander durchzuführen. Da fällt der eine oder andere Tag heraus, wegen der üblichen Dringlichkeiten im Alltag.

Konkret würde es bedeuten, an einem Folgetag 4 x 20 Minuten Zeit aufzuwenden, um den „verlorenen“ Tag zu kompensieren. Oder einen Tag an die geplanten 21 Tage dranzuhängen. Warum gerade 21 Tage? Diese Zeitspanne ist eine erprobte Messgröße für gelingende Veränderungen. So viel Zeit ist nötig, um durch die 21-fache Wiederholung neue Verhaltensmuster in Ihr Leben zu integrieren.

Um Kontinuität zu gewährleisten empfehle ich, diese 2 x 20 Minuten in Ihrer Agenda zu terminieren. Die geschickte Wahl der Zeitfenster bestimmt darüber, wie erfolgreich die Ausführung sein wird. Finden Sie ihre individuelle Zeit der hohen Produktivität heraus, gekoppelt mit der Möglichkeit, wirklich ungestört zu arbeiten. Untersuchungen haben aufgedeckt, dass man nach einer Unterbrechung beinahe 15 Minuten Zeit benötigt, um an der unterbrochenen Aufgabe weiter zu arbeiten. Dies rechtfertigt den Faktor Ungestörtheit umso mehr.

 

  1. Einteilung der Aufgaben nach dem Prinzip Motivation

Andere Untersuchungen im Zeitmanagement von Managern belegen, dass diese ca. 80% mit Tagesroutine und anderen nebensächlichen Arbeiten verbringen. Schnittstellen-Kommunikation, zeitaufwändige Teilnahme an langen Besprechungen, Probleme lösen, Vertretung für Kollegen oder Vorgesetzten. Für die eigentlichen Führungsaufgaben bleiben nur etwa 20% Zeit – deutlich viel zu wenig! Deshalb macht es Sinn, von Woche zu Woche erneut und nachhaltig die Führungs-Prioritäten ins Auge zu fassen und deren Umsetzung mehr Gewicht zu geben.

Ein guter Rat zur Umsetzung: die Erledigung wichtiger Aufgaben in störungsfreie Zeiten zu planen und dies ergebnisorientiert umzusetzen. In der Reihenfolge empfiehlt sich der Beginn des Arbeitstages mit einer Priorität, um sich danach den weniger bedeutsamen Lieblingsaufgaben zu widmen. Dazu gehören die kollegiale Kommunikation, Beantworten Lesen von Informationen, die auch später erfolgen könnte etc. etc. Und sich dann wieder einer weiteren Priorität zu widmen.

Um den Dreiklang der erfolgreichen Regeln für konsequente Umsetzung noch einmal zusammenzufassen:

  1. Verbindlichkeit

Noch in der Phase der Motivation und Begeisterung 1-3 erste Schritte festlegen, schriftlich festhalten, und die möglichen Aktionen sofort und innerhalb von 24 Std. anstoßen.

  1. Prinzip der gesteuerten 21-Tage-Aktivitäten

Der Zeitaufwand von 2 x 20 Minuten in der Erfolgsformel von Christian Zielke klingt beinahe banal. Aber es ist klar, welche Effizienz in der Summe des Tuns liegt. 42 x 20 Minuten => 14 Stunden => 2 Arbeitstage, die man in 21 Tagen für das Erreichen eines wichtigen Zieles nutzt.

  1. Pflichterfüllung – Motivation – Belohnung

Es liegt in Ihrer Hand, die hindernisreicheren Prioritäten mit Ihren Lieblingsaufgaben, geschickt zu verknüpfen. Wenn Sie das Ziel haben, einen wichtigen Bericht zu schreiben, so beginnen ich damit gleich früh am Morgen, wenn dies die Phase Ihrer Energie ist. Alternativ wäre für die Spät-Starter eine Zeitphase am späten Nachmittag günstiger. Über den Tag verteilt können Sie zwei, manchmal auch drei Prioritäten abarbeiten, wenn der realistische Zeitaufwand dies zulässt. Und wenn Sie für störungsfreie Arbeitszeiten gesorgt habe.