Foto: Marion Hahn
Zeitmanagement: Zeit planen – Zeit gewinnen!
Wie Sie durch Anwendung von zwei Strategien bis zu einer Stunde Zeit pro Arbeitstag gewinnen können
Vorab zwei Wahrheiten zum Thema: Optimierung von Zeitmanagement ist generell möglich. Und der erste Schritt dazu ist hart, denn Sie müssen Ihren Zeiteinsatz für einige Tage akribisch dokumentieren. Nur dann bekommen Sie eine Vorstellung davon, wo genau Ihre Zeit „bleibt“.
Die Sache mit den sog. Zeitdieben ist nämlich die, dass uns Zeit dadurch nicht gestohlen werden kann wie ein Fahrrad. Nur wenn wir dies zulassen bzw. indirekt daran beteiligt sind ist dies möglich. Ja, ich spreche ganz gezielt von einer konkreten Mittäterschaft! Immer dann, wenn wir anderen Menschen Macht über unsere Zeit zugestehen. In der hierarchischen Abhängigkeit ist das weitgehend nicht zu ändern. Dem Vorgesetzten gegenüber Aufgaben abzulehnen, könnte unerfreuliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aber in diesem Vorgesetzter-Mitarbeiter Kontext lassen sich über Prioritäten fließend abstimmen. Welche Dringlichkeiten verändern sich, wenn eine oder mehrere neue Aufgaben hinzukommen?
Hier zwei Vorschläge, wie Sie bis zu einer Stunde pro Tag „einsparen“, wenn Sie bewusster und effizienter mit Ihrer Zeit umgehen.
1. Die Planung für den Folgetag unbedingt am Vortag abends Durchführung oder kontrollieren.
Dies können Sie anfangs in 8 Minuten schaffen, später in 5 Minuten. Nach dieser Überprüfung wissen Sie genau, was die Prioritäten für Ihren nächsten Tag sind, und was Sie evtl. vorbereiten müssen, damit Sie gleich ohne lange Vorbereitungszeit loslegen können.
Fangen Sie mit einer wichtigen größeren Aufgabe an, nicht mit den Lieblingstätigkeiten oder den kleinen Dingen, die leicht von der Hand geben. Warum das? Es hat etwas mit der Konzentration Ihrer Energie zu tun. Wenn Sie fokussiert mit einer Priorität beginnen, kommen Sie nach einer gewissen Zeit „in Schwung“ und es stellt sich gleichzeitig ein gutes Gefühl ein. Sorgen Sie für einen störungsfreien Verlauf mit einer realistischen Zeitvorgabe.
Macht diese Vorgehensweise Sinn? Welche „Ja, aber…“ ergeben sich gerade? Etwa: „Ich muss doch zuerst Kaffee kochen und mich dann mit Mitarbeitern/Kollegen abstimmen.“ Diese Vorgehensweise ist ganz verständlich, und sie verschlingt schon mal 30-60 Minuten zu Beginn des Tages.
2. Kluger Umgang mit Störungen und deren Reduzierung
Ein Beispiel aus der Praxis:
In einem mittelständischen Unternehmen nannten viele Mitarbeiter als Zeit-Dieb Nummer eins: Störungen, Ablenkungen, Unterbrechungen. Viele von Ihnen, liebe Leser, kennen das bestimmt: dass Sie, ganz regelmäßig über den ganzen Tag verteilt, von Kollegen durch Fragen und Abstimmungen in ihren wichtigen Aufgaben unterbrochen werden. Dadurch entsteht der bekannte Sägeblatt-Effekt. Nach einer Störung/Unterbrechung muss wieder viel MEHR Energie aufgewendet werden, um die wichtige Aufgabe weiter zu führen. Sie alle kennen das, und die Gefahr liegt darin, dass die Priorität –wieder einmal- aufgeschoben werden muss, weil irgendwann die Konzentration nicht mehr stark genug ist, um am Ball zu bleiben.
Wie kann man diese „Störungsfalle“ vermeiden? Ein Feldversuch: In gegenseitiger Abstimmung kann für eine Woche vereinbart werden, in der Zeit von „volle Stunde plus 15 Min.“ ungestört gearbeitet wird. Beginnend mit 09:15h wird ungestört gearbeitet bis um 10.00 Uhr. Die Zeit von 10:00h-10:15h ist dann wieder für Pausen, Abstimmungen, Rückfragen vorhanden, um das Tagesgeschäft in Fluss zu halten. Achten Sie darauf, wie es Ihnen in der störungsfreien Zeit geht: Wie ist ihre Konzentration? Wie kommen Sie in den prioritären Aufgaben voran?
Der Versuch lohnt sich! Der o.g. Zeitvorschlag hier ist nur ein Beispiel zum Ausprobieren. Die Arbeitsgruppe wird in einer Testwoche herausfinden, welche Sequenzen ungestörter Arbeitszeit im jeweiligen Kontext sinnvoll sind. Wichtig ist, dass sich alle Betroffenen für die Testwoche soweit disziplinieren, die Zeiten einzuhalten und nur in allerdringendsten Fällen davon abweichen. Ich wünsche viel Erfolg beim Ausprobeiren und der gemeinsam gesteigerten Effizienz!
Autorin: Marion Hahn